L’outil historique utilisé par la très grande majorité des entreprises est la description de poste (ou de fonction). Dans sa version la plus simple, celle-ci décrit les tâches ou activités relatives au poste. Dans une version plus élaborée, elle décrit les relations fonctionnelles et hiérarchiques du poste, voire les critères qui permettent de classer le poste (autonomie, responsabilité, etc.). Mais cet outil ne dit rien sur la personne qui occupe le poste, notamment sur le niveau de compétence acquis dans l’occupation de ce poste. Qui plus est, dans la plupart des entreprises, la fiche de poste n’est pas mise à jour de l’évolution du poste et de l’organisation et s’avère donc obsolète et peu utilisable.
Un référentiel de « signes » de compétence (s)
Le référentiel de compétences s’intéresse directement au niveau de compétence acquis par le collaborateur dans l’exercice de son rôle. Il est référentiel parce qu’il fait référence à un ensemble de « signes » de compétence, signes qui permettent de distinguer plusieurs niveaux de compétence. Ces signes varient selon les entreprises et les rôles, mais renvoient de manière fondamentale à des savoir-faire, des savoirs clairement identifiés, propres au rôle concerné. Parfois, les savoir-être sont aussi convoqués, mais ils sont plus difficiles à évaluer. D’expérience, un signe souvent peu évoqué et utilisé, est néanmoins pertinent, car très discriminant : la gestion des évènements critiques.
Des signes classés en plusieurs niveaux
Grâce à cette batterie de signes, la compétence du collaborateur à exercer son rôle peut être évaluée en plusieurs niveaux (souvent 3 à 4), qui caractérisent l’évolution de la compétence (ex : débutant, exécutant, autonome, expert). Il n’y a pas d’effet de cliquet : un niveau acquis peut être remis en cause, si des évènements permettent, de manière récurrente, d’invalider un ou plusieurs signes de compétence.
Un outil pertinent pour l’entretien d’évaluation
Le référentiel de compétences est utilisé pour mener l’entretien d’évaluation des compétences. Il fournit une base objective d’évaluation et de discussion. Chaque signe fait l’objet d’une validation par les parties. Pour obtenir le niveau 1, il est nécessaire de valider la batterie de signes prévue par le référentiel. Il en va ainsi pour chacun des niveaux. L’entretien d’évaluation n’est donc plus mené de manière « générale » et subjective. Il permet une véritable discussion à partir des signes et des évènements qui permettent de valider ou d’invalider un signe de compétence.
Un outil pour une formation « tirée » par les besoins en compétence
Le référentiel est plus qu’un outil d’évaluation de la compétence. Il est un outil de définition des besoins en formation, puisqu’il permet de déterminer les signes de compétence à valider pour acquérir le niveau de compétence supérieur. Avec le référentiel de compétence, la formation n’est plus « poussée », mais « tirée » par les besoins en compétence du collaborateur et de l’organisation. La formation peut ainsi être continue et enrôle à la fois le collaborateur, les membres de l’équipe et le manager. Il est de l’intérêt de tous que le collaborateur gagne en compétence, car sa compétence participe à la compétence collective et à celle de l’entreprise.
Une démarche qui met le collaborateur en projet
Le référentiel met ainsi le collaborateur en projet, celui de valider les signes de compétence qui lui manquent pour atteindre le niveau suivant, et de continuer à valider les signes acquis, donc le niveau acquis.
Une évaluation responsable et responsabilisante
Le référentiel responsabilise le collaborateur, mais également ceux qui ont évalué son niveau de compétence. Il ne peut lui être reproché d’avoir échoué dans une tâche ou une opération qui ne correspond pas à son niveau de compétence. Le clientélisme n’est plus de mise.
Un outil pour le recrutement
Le référentiel sert également au recrutement, car il donne une représentation des signes de compétence que le candidat aura à valider dans l’exercice de son rôle. La compétence s’évalue dans l’exercice du rôle dans l’entreprise, mais elle suppose un potentiel qui s’apprécie lors du recrutement. Le diplôme, le titre, le certificat de qualification permettent de supposer un potentiel, des prédispositions, mais ne sont pas prédictifs du potentiel requis par l’organisation de l’entreprise, donc par le rôle que le candidat aura précisément à exercer, conformément aux attentes de l’entreprise. Il en va de même pour l’expérience dans d’autres entreprises. L’organisation est propre à chaque entreprise et le couple rôle/attentes varie donc selon les entreprises. L’expérience, considérée comme une mise à l’épreuve de la compétence du candidat dans d’autres entreprises, est néanmoins plus prédictive que diplôme, titre ou CQP.
Un outil à dynamiser pour rester adapté à l’évolution de l’organisation
L’organisation est l’agencement des interrelations entre les « actants » (tout ce qui participe aux processus de l’entreprise) et en particulier des « acteurs ». Comme son suffixe l’indique, l’organis/ation est en mouvement autour d’une structure. Elle est auto-éco-re-organisation, notamment parce qu’elle est soumise à des évènements internes et externes qui la perturbent. Bref, le mouvement de l’organisation peut amener une modification des rôles et des attentes et convoquer une évolution des référentiels de compétence.
Une base pour la transversalité des compétences
Le projet des acteurs peut être de passer d’un rôle à un autre au sein de l’entreprise ou de son écosystème (filiale, par exemple). Des passerelles peuvent avoir été prévues par le management des ressources humaines. Les référentiels de compétence peuvent permettre de déterminer les compétences transversales et, par conséquent, les compléments de formation à fournir pour sécuriser le passage d’un rôle à un autre.
Une référence pour la mobilité professionnelle
Les CV mentionnent toujours les expériences professionnelles, en précisant leur durée, comme si la durée était un indicateur performant pour indiquer le niveau de compétence acquis. Certes, le temps permet l’apprentissage, mais manque de précision sur le niveau de compétence acquis. Pouvoir préciser sur son CV, que dans l’exercice d’un rôle, le niveau de compétence acquis est celui de l’expertise, par exemple, est d’un apport certain pour le recruteur. L’entretien, mené selon une logique « compétence », permet ensuite au candidat d’apporter des précisions sur le rôle, les attentes, et les signes de compétence validés.